Uma das funções do departamento de Documentação e Arquivos do Museu Afro Brasil é preservar a memória institucional. Cabe a ele também, organizar e acessar a documentação histórica gerada pela instituição e também aquela proveniente de fora, incorporada ao acervo como doação.
Entre outros objetos, destacam-se no processo de doação os chamados DOSSIÊS. Eles nada mais são do que um conjunto de documentos de várias tipologias, normalmente centrados na vida de uma pessoa ou em um evento. Recentemente, o Museu Afro Brasil recebeu o Dossiê da artista MERCEDES BAPTISTA. Trata-se da documentação histórica de uma das maiores bailarinas negras do Brasil!
Mercedes nasceu em 1921, no interior do Rio de Janeiro. É considerada a maior autoridade em dança folclórica afro-brasileira, explorando o maracatu, candomblé, jongo, frevo, capoeira, samba, cafezal, congo entre outras manifestações, ritmos e danças. Esse resgate da dança afro foi combinado com técnicas do ballet moderno, em especial da escola de Katherine Dunham (New York). Em 1945, torna-se a primeira bailarina negra a fazer parte do corpo de ballet do Teatro Municipal do Rio de Janeiro. Em 1952, funda sua própria companhia de dança: O Ballet Folclórico Mercedes Baptista. Com ele, representa o Brasil por toda América do Sul, Europa e EUA.
Sua documentação é composta por centenas de fotos, certificados, cartas, documentos pessoais, diplomas, recortes de jornais, revistas, postais, cartazes, informativos, projetos, roupas, troféus, entre outros. Toda essa documentação está passando por processo de organização, que envolve inventário, catalogação e classificação de cada objeto. O trabalho tem a parceria dos departamentos de Salvaguarda e Documentação. No futuro, todo esse material estará disponível para pesquisa, em formato digital, contribuindo um pouco mais para a memória da arte afro-brasileira!