Ao se falar em preservação, na maioria das vezes, associamos essa atividade à conservação física. E o museu é caracterizado como a instituição ideal para que isso ocorra. Porém, além da conservação da materialidade, é de extrema importância o resgate das informações. Dessa forma, o museu consegue evitar que um objeto seja esquecido como uma caixa de madeira e passe a ser lembrado como uma forma de queijo do século XIX.

A Documentação faz parte do Núcleo da Salvaguarda, responsável pela gestão do acervo do Museu Afro Brasil. Preocupa-se com a identificação de cada objeto. Independente de se configurar uma pintura, um objeto histórico ou etnográfico, uma fotografia ou um documento, todos esses são considerados “objetos museológicos”. 
   
Assim, respeitando as suas diferenças, a Documentação está sempre em busca de quem é o artista ou produtor - seja uma pessoa, empresa ou sociedade - do nome ou título, da época e local de produção, a técnica e os materiais utilizados na produção, a sua função para a sociedade que a produziu, o seu histórico etc. Um trabalho de catalogação realizado em parceria com o Núcleo de Pesquisa do Museu Afro Brasil. 
 
  

Ao mesmo tempo, é da sua responsabilidade formalizar legalmente a propriedade de cada objeto adquirido por meio de compra ou doação. A Documentação participa de todas as etapas do processo de uma nova aquisição: ora como ator coadjuvante, observando a negociação, ora como ator principal, elaborando o contrato e registrando o objeto como um item que compõe o acervo do Museu Afro Brasil.

Registrar um objeto significa atribuir-lhe uma identificação no Museu para que possa ser contabilizado por parte do Acervo e tenha a sua vida na instituição documentada: entrada e saída da Reserva Técnica, a participação em exposições e catálogos, empréstimos, alterações no estado de conservação, restauro, fotografias. Todas as ações nas quais o objeto venha a participar e/ou que forem realizadas sobre este, a documentação tem o dever de registrar.

Se a Documentação trabalha para a Gestão do Acervo, também atuará na formalização dos empréstimos e comodatos para as exposições. Nesse processo, sempre está em contato com o colecionador ou instituição para negociar os detalhes dos empréstimos como o transporte e o seguro. É necessário elaborar uma relação identificando os objetos, que numa primeira etapa, será utilizada no contrato de empréstimo, mas que, posteriormente, auxiliará na catalogação, no acompanhamento da movimentação pelo Museu e na elaboração de legendas.

Para alcançar o objetivo de gerir o acervo, a Documentação trabalha com uma base de dados informatizada. As informações não podem ser colocadas aleatoriamente neste sistema, pois o objeto corre o risco de não ser identificado pela “Busca”. Há um estudo sobre os padrões internacionais e a catalogação em outros museus para se elaborar um “vocabulário controlado”, uma lista com os termos permitidos na catalogação. Desta forma, minimiza-se, por exemplo, que na busca por todas as obras de “Arthur Timótheo da Costa”, uma não seja relacionada porque está registrada como “Artur Timóteo da Costa”. 
E o que fazer com tudo isso? Porque tantos detalhes e preocupações? Isso será útil para alguém?

O grande objetivo da Documentação é permitir que o público tenha acesso ao objeto. Primeiro, há um trabalho de selecioná-lo do cotidiano e trazê-lo para o museu a fim de preservá-lo. Depois, com rigor o metodológico na pesquisa, na catalogação e no uso do vocabulário controlado, há um esforço para possibilitar a sua participação em exposições e catálogos. É nessas atividades que ocorre a valorização pelo público a partir do conhecimento que este adquire com as informações disponibilizadas pela Documentação. Além disso, visitantes e pesquisadores interessados em mais detalhes sobre o acervo, podem obter mais informações ao entrar em contato com a Documentação, cujo trabalho engaja-se em levar o conhecimento ao público para que se concretize a preservação do patrimônio.