Ação do Núcleo de Documentação e Arquivo visa preservar a memória da instituição
O Núcleo de Documentação e Arquivo do Museu Afro Brasil digitalizou 12 mil documentos nos últimos dois anos, com o objetivo de preservar a memória da instituição. Preservar a memória do museu não significa apenas classificar e guardar o documento. É necessário acessá-lo de forma rápida e eficiente.
Após uma seleção prévia que avalia a importância de cada papel, o documento escolhido é convertido em arquivo digital (PDF). “O processo é aplicado apenas aos documentos históricos ou aqueles que apresentem potencial de informação com valor de memória institucional”, explica Dalton Delfini Maziero, técnico em Documentação, responsável pelas atividades do Núcleo.
A prática adotada pelo Museu Afro Brasil traz inúmeras vantagens: os documentos solicitados são acessados de forma mais rápida e eficiente, pois estão inseridos em um Banco de Dados, onde toda informação será resgatada. Muitas vezes – no caso de solicitações internas – são localizados e enviados por e-mail em poucos segundos. Outro grande benefício está relacionado à sua preservação. O documento digitalizado evita que o original (muitas vezes fragilizado pelo manuseio diário) sofra desgaste, como sujidade, gordura das mãos, rasgos, marcas de grampos, dobras no papel, etc.
O documento digital favorece a preservação do original. Uma vez duplicado, o documento será guardado em mais de um suporte: servidor próprio, HD Externo, Nuvem, etc. Para evitar qualquer tipo de dano neste processo, a conversão de documentos antigos é feita através de fotografia.